Datenbank mit Access
Erstellen einer neuen Abfrage
Eine Abfrage dient dazu, aus den Tabellen einer Datenbank ausgewählte
Felder anzusehen und ggf. zu ändern. Man kann also Spalten angeben,
die in die Abfrage aufgenommen werden sollen. Außerdem können
Kriterien angegeben werden, nach denen die anzuzeigenden Datensätze
ausgewählt werden. Dies erzeugt also eine Auswahl unter den Zeilen
der Tabellen.
Eine Abfrage stellt also einen Ausschnitt aus der Datenbank dar, der
entweder direkt als Datenblatt betrachtet oder als Grundlage für einen
Bericht oder ein Formular beutzt werden kann.
Wir benutzen die Verkehrssünderkartei und entwickeln als erstes
Beispiel eine Abfrage zu folgender Problemstellung: "Gib mir die
Strafpunktzahlen zusammen mit Name, Vorname und Postleitzahl aus für
alle Sünder, deren Wohnort Karlsruhe lautet."
1. Öffne die Datenbank Verkehr. Erzeuge eine neue Abfrage:
- Nach dem Start von Access ist im Menu "Datei" den Punkt "Datenbank öffnen"
zu wählen. Wähle dann "verkehr.mdb" im Verzeichnis "uebung" als
Dateiname aus und öffne diese Datei.
- Wähle das Registerblatt "Abfrage" und klicke auf "Neu".- Markiere
im Fenster "Tabelle/Abfrage hinzufügen" beide Tabellen, klicke auf
"Hinzufügen" und schließe das Fenster.
- Im folgenden Fenster kann man Tabellenfelder in die Abfrage übernehmen
und Kriterien definieren.
3. Felder und Kriterien:
- Zunächst müssen die beiden Tabellen über die Kennnummer
miteinander verbunden werden, falls noch keine Verknüpfung festgelegt
worden ist. Man klickt in der Sünder-Tabelle auf "Nr" und zieht das
Feld in die Strafen-Tabelle auf das zugeordnete Feld "Nr". Damit ist eine
1:n-Verknüpfun g der beiden Tabellen erzeugt.
- Felder, die in der Abfrage vorkommen sollen, werden am Einfachsten
durch Doppelklick auf den Feldnamen ausgewählt. Wir wollen aus einer
Tabelle Name, Vorname, Wohnort und Postleitzahl, aus der anderen Tabelle
die Punkte sehen.
- Wenn ein Feld aufgenommen wird, aber unsichtbar bleiben soll kann
man in der Zeile "Anzeigen" das Kreuz entfernen.
- Schließlich kann man in der zweiten Zeile angeben, wie die
Daten im angezeigten Ergebnis der Abfrage sortiert werden sollen.
4. Auswahlkriterien für Datensätze:
- Angenommen, wir wollen nur Verkehrssünder aus Karlsruhe sehen. Dann
ist unter "Kriterien" in der Spalte "Ort" einzutragen "Karlsruhe".
- Wollen wir alle Eintragungen im Postleitzahlbereich 7 sehen, dann
tragen wir unter "Plz" "7*" ein. Der Stern ist der Platzhalter für
"Beliebige Zeichen".
- Nach dem Schließen und Speichern der Abfragedefinition kann
man die Abfrage mit "Öffnen" aufrufen. Dann sollte das Ergebnis (alle
Karlsruher Einträge) etwa so aussehen:
5. Aufgabe:
Erstelle neue Abfragen nach folgenden Beschreibungen:
- Alle Strafen größer als 300 DM sollen ausgegeben werden,
und zwar nach dem Geldbetrag sortiert (gößter zuerst).
- Alle Sünder im Plz-Bereich 7 sollen ermittelt werden, die einen
Namen haben, der mit "M" beginnt.
6. Formulierung von Kriterien:
- Ein Abfragekriterium darf auch eine Variable enthalten, deren Wert erst
beim Ausführen der Abfrage durch eine Benutzereingabe ermittelt wird.
Der Name der Variablen (des "Parameters") wird in eckigen Klammern angegeben.
- Beispiel: Trägt man in der Spalte "Ort" als Kriterium statt des
Ortsnamens den Ausdruck [Herkunft] ein, dann wird man bei der Ausführung
der Abfrage nach einem Wert für die Variable Herkunft gefragt.
7. Aufgabe:
Erstelle weitere Abfragen, die Parameter benutzen, z.B:
- Gesucht sind alle Strafen mit mehr als x Punkten.
- Gesucht sind alle Verkehrssünder der Stadt x, die Strafen höher
als y DM haben.
8. Berechnungen in Abfragen
Es soll eine Abfrage erstellt werden, bei der zu jedem Sünder Name,
Vorname und Gesamtpunktzahl sowie Summe der Geldstrafen angezeigt werden.
- Erstelle zunächst eine Abfrage mit den Feldern Name, Vorname,
Punkte und Strafe in DM. Im Entwurfsmodus der Abfrage mache im Menu "Ansicht"
beim Punkt "Funktionen" durch Anklicken einen Haken, falls keiner vorhanden
ist.
- Im Entwurfsfenster erscheint danach eine zusätzliche Zeile mit
der Beschriftung "Funktionen". Trage in dieser Zeile in den Spalten "Punkte"
und "Strafe in DM" als Funktion "Summe" ein. Achte darauf, daß unter
"Name" und Vorname" die Funktion "Gruppierung" steht.
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