Datenbank mit Access
Erstellen einer neuen Abfrage

Eine Abfrage dient dazu, aus den Tabellen einer Datenbank ausgewählte Felder anzusehen und ggf. zu ändern. Man kann also Spalten angeben, die in die Abfrage aufgenommen werden sollen. Außerdem können Kriterien angegeben werden, nach denen die anzuzeigenden Datensätze ausgewählt werden. Dies erzeugt also eine Auswahl unter den Zeilen der Tabellen.

Eine Abfrage stellt also einen Ausschnitt aus der Datenbank dar, der entweder direkt als Datenblatt betrachtet oder als Grundlage für einen Bericht oder ein Formular beutzt werden kann.

Wir benutzen die Verkehrssünderkartei und entwickeln als erstes Beispiel eine Abfrage zu folgender Problemstellung:  "Gib mir die Strafpunktzahlen zusammen mit Name, Vorname und Postleitzahl aus für alle Sünder, deren Wohnort Karlsruhe lautet."

1. Öffne die Datenbank Verkehr. Erzeuge eine neue Abfrage:

- Nach dem Start von Access ist im Menu "Datei" den Punkt "Datenbank öffnen" zu wählen. Wähle dann "verkehr.mdb" im Verzeichnis "uebung" als Dateiname aus und öffne diese Datei.
- Wähle das Registerblatt "Abfrage" und klicke auf "Neu".- Markiere im Fenster "Tabelle/Abfrage hinzufügen" beide Tabellen, klicke auf "Hinzufügen" und schließe das Fenster.
- Im folgenden Fenster kann man Tabellenfelder in die Abfrage übernehmen und Kriterien definieren.
Abfrageentwurf

3. Felder und Kriterien:

- Zunächst müssen die beiden Tabellen über die Kennnummer miteinander verbunden werden, falls noch keine Verknüpfung festgelegt worden ist. Man klickt in der Sünder-Tabelle auf "Nr" und zieht das Feld in die Strafen-Tabelle auf das zugeordnete Feld "Nr". Damit ist eine 1:n-Verknüpfun g der beiden Tabellen erzeugt.
- Felder, die in der Abfrage vorkommen sollen, werden am Einfachsten durch Doppelklick auf den Feldnamen ausgewählt. Wir wollen aus einer Tabelle Name, Vorname, Wohnort und Postleitzahl, aus der anderen Tabelle die Punkte sehen.
- Wenn ein Feld aufgenommen wird, aber unsichtbar bleiben soll kann man in der Zeile "Anzeigen" das Kreuz entfernen.
- Schließlich kann man in der zweiten Zeile angeben, wie die Daten im angezeigten Ergebnis der Abfrage sortiert werden sollen.
Abfrage Karlsruhe

4. Auswahlkriterien für Datensätze:

- Angenommen, wir wollen nur Verkehrssünder aus Karlsruhe sehen. Dann ist unter "Kriterien" in der Spalte "Ort" einzutragen "Karlsruhe".
- Wollen wir alle Eintragungen im Postleitzahlbereich 7 sehen, dann tragen wir unter "Plz" "7*" ein. Der Stern ist der Platzhalter für "Beliebige Zeichen".
- Nach dem Schließen und Speichern der Abfragedefinition kann man die Abfrage mit "Öffnen" aufrufen. Dann sollte das Ergebnis (alle Karlsruher Einträge) etwa so aussehen:
Ergebnis Abfrage

5. Aufgabe:

Erstelle neue Abfragen nach folgenden Beschreibungen:
- Alle Strafen größer als 300 DM sollen ausgegeben werden, und zwar nach dem Geldbetrag sortiert (gößter zuerst).
- Alle Sünder im Plz-Bereich 7 sollen ermittelt werden, die einen Namen haben, der mit "M" beginnt.

6. Formulierung von Kriterien:

- Ein Abfragekriterium darf auch eine Variable enthalten, deren Wert erst beim Ausführen der Abfrage durch eine Benutzereingabe ermittelt wird. Der Name der Variablen (des "Parameters") wird in eckigen Klammern angegeben.

- Beispiel: Trägt man in der Spalte "Ort" als Kriterium statt des Ortsnamens den Ausdruck [Herkunft] ein, dann wird man bei der Ausführung der Abfrage nach einem Wert für die Variable Herkunft gefragt.

7. Aufgabe:

Erstelle weitere Abfragen, die Parameter benutzen, z.B:
- Gesucht sind alle Strafen mit mehr als x Punkten.
- Gesucht sind alle Verkehrssünder der Stadt x, die Strafen höher als y DM haben.

8. Berechnungen in Abfragen

Es soll eine Abfrage erstellt werden, bei der zu jedem Sünder Name, Vorname und Gesamtpunktzahl sowie Summe der Geldstrafen angezeigt werden.
- Erstelle zunächst eine Abfrage mit den Feldern Name, Vorname, Punkte und Strafe in DM. Im Entwurfsmodus der Abfrage mache im Menu "Ansicht" beim Punkt "Funktionen" durch Anklicken einen Haken, falls keiner vorhanden ist.
- Im Entwurfsfenster erscheint danach eine zusätzliche Zeile mit der Beschriftung "Funktionen". Trage in dieser Zeile in den Spalten "Punkte" und "Strafe in DM" als Funktion "Summe" ein. Achte darauf, daß unter "Name" und Vorname" die Funktion "Gruppierung" steht.
Berechnungen in Abfrage 

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