Datenbank mit Access
Erstellen eines neuen Berichts

Ein Bericht ist eine Darstellung der Daten einer Tabelle oder einer Abfrage in einer frei gestalteten Liste, die auf dem Bildschirm oder auf Papier ausgegeben werden kann. Eine solche Liste kann Kopf- und Fußzeilen enthalten. Der Datenbereich kann einzelne Daten oder Zusammenfassungen der Daten nach Gruppen enthalten.

Unser Bericht soll zunächst eine einfache Liste der Verkehrssünder ausgeben, und später in einer erweiterten Form zu jedem Sünder die eingetragenen Strafen auflisten und die Gesamtsumme seiner Strafen ermitteln.

1. Erstelle einen neuen Bericht:

- Nach dem Öffnen der Datenbank "verkehr.mdb" ist auf die Registerzunge "Bericht" zu klicken und der Schalter "Neu" zu wählen. Danach ist eine Tabelle oder ein Bericht auszuwählen (im Beispiel verwenden wir die Tabelle "Sünder") und es erscheint ein Entwurfsfenster zusammen mit der schon bekannten Toolbox und dem Fenster mit der Feldliste "Sünder".
- Im Entwurfsfenster setzt man ins Feld "Seitenkopf" eine Überschrift, die im Bericht oben auf jeder Seite erscheint.
- Ins Feld "Detailbereich" kommen die darzustellenden Felder. Hier wird festgelegt, sie ein einzelner Datensatz darzustellen ist.
- Jede Seite hat einen Seitenfuß, der am Ende jeder Seite gedruckt wird.
- Durch Ziehen des Randes mit der Maus kann man die Höhe und Breite festlegen, mit der die einzelnen Bereiche später gedruckt werden.
- Außerdem kann man die Daten im Datenbereich zu Gruppen zusammenfassen, wobei jede Gruppe einen eigenen Kopf/Fußbereich bekommen kann.
Berichtsentwurf

2.Gestaltung des Seitenkopfes:

- Klicke in der Toolbox auf das Werkzeug "Bezeichnungsfeld", plaziere ein solches Feld in den Seitenkopf und gib den Text für die Überschrift ein. Durch Markieren des Randes des Feldes kann man es vergrößern bzw. verschieben. Mit der rechten Maustaste erhält man ein Kontextmenu, in dem man Schriftart, Schriftgröße und weitere Eigenschaften des Feldes eingeben kann.

3. Gestaltung der Zeilen des Berichts:

- Der Detailbereich soll später genau einen Datensatz der Tabelle enthalten. Aus dem Fenster "Sünder" kann man mit der Maus die gewünschten Felder in den Detailbereich ziehen und dort anordnen.
- Die Formatierung geschieht genauso wie beim Seitenkopf mit dem Kontextmenu "Eigenschaften".- Hinweis: Die Höhe des Detailbereichs im Entwurfsfenster bestimmt später die Höhe einer Zeile im fertigen Bericht. Durch Ziehen am Rand des Detailbereichs kann man die Höhe einer Berichtszeile einstellen.

4. Sortierreihenfolge der Datensätze einstellen:

- Im Hauptmenu von Access findet man unter "Ansicht" die Auswahl "Sortieren und Gruppieren" Dort kann man die Reihenfolge einstellen, in der die Datensätze für den Bericht geordnet werden sollen:
Sortieren

5. Ausdrucken des Berichts

Nach dem Entwurf und dem Speichern der Berichtsdefinition kann man den Bericht mit "Öffnen" anzeigen oder ausdrucken lassen. Der oben entworfene Beispielbericht sieht so aus:
Fertiger Bericht

6. Berichte mit Gruppierung:

Wir erstellen einen weiteren Bericht, in dem die Strafen dargestellt werden. Dieser Bericht soll zunächst nach dem Feld "Nummer" sortiert werden. Zusätzlich soll nach jeder Nummer die Summe aller Strafen des betreffenden Sünders berechnet werden.
- Erzeuge zunächst den Bericht wie oben gezeigt. Gib im Fenster "Sortieren und Gruppieren" als einziges Feld "Nr" an mit aufsteigender Sortierung.
- Jetzt müssen die Daten in Gruppen gleicher Nummer zusammengefasst werden. Dazu wird im Fenster "Sortieren und Gruppieren" unter "Eigenschaften/Gruppieren nach" eingetragen "jedem Wert". Bei "Gruppenfuß" muß "Ja" stehen. Jetzt erscheint im Entwurfsfenster ein neues Feld "Fußbereich von Nr".
- Plaziere aus der Toolbox ein Textfeld in diesen Bereich. Trage statt "ungebunden" die Formel ein "=Summe([Strafe in DM])" und statt "Feld3" den Text "Gesamtstrafe:". Beachte beim Bilden der Formel: Es wird die Summe der Inhalte des Feldes "Strafe in DM" gebildet, wobei über die Felder summiert wird, die zu einer Gruppe (gleiche Nummer) gehören.
- Formatiere die Felder des Berichts nach Wunsch, speichere ihn ab und betrachte das Resultat.- Entsprechend kann man jeder Gruppe einen Gruppenkopf zuweisen, in dem dann z.B. die Nummer des Täters einmal erscheint. Im Detailbereich selbst stehen dann nur noch die Strafen und im Gruppenfuß die Summe.
Bericht gruppiert

6. Ergänzung:

-Will man Daten aus mehreren Tabellen in einem Bericht zusammenfassen, dann ist dazu zuerst eine Abfrage zu erstellen, die die gewünschten Felder enthält. Anschließend erstellt man den Bericht auf der Basis dieser Abfrage.

7. Aufgabe:

- Erzeuge einen neuen Bericht, in dem Name und Vorname der Täter zusammen mit ihren Strafen erscheinen.
- Die Daten sollen so gruppiert sein, daß alle Strafen eines Täters eine Gruppe bilden. Im Gruppenkopf soll der Name des Täters stehen, zusammen mit der Höchststrafe, die er erhalten hat. Im Detailbereich soll eine Liste mit allen seinen Strafen erscheinen.
- Hinweis: Das Maximum wird mit der Funktion Max() ermittelt.

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